Il est important d’assurer la réussite d’un voyage d’affaires pour garantir l’avenir de l’entreprise. En effet, il s’agit d’une opportunité qu’il convient de saisir. Du vol de départ à celui du retour, en passant par chaque étape du séjour, les documents administratifs requis ou le budget à prévoir, il est nécessaire de tout revoir dans les moindres détails au moment d’organiser son voyage d’affaires. Focus.
5 astuces pour organiser son voyage d’affaires
Organiser des voyages d’entreprise pour que tout se déroule dans les meilleures conditions n’est pas une mince affaire. En effet, peu importe la durée du séjour, une bonne préparation ne laisse pas de place à l’improvisation. Si rien ne se passe comme prévu, il sera synonyme de stress, ce qui risque de tout gâcher. Il convient ainsi de connaître les astuces pour bien organiser son voyage d’affaires.
Vérifier l’itinéraire et les moyens de déplacement
Comme voyages d’affaires riment souvent avec enchaînements de rendez-vous, la première étape consiste à vérifier le programme de A à Z. En effet, rien ne doit être laissé au hasard afin d’éviter les éventuels soucis pouvant causer des retards ou le non-respect du planning par exemple. De l’heure de départ à l’heure d’arrivée, en passant par les transferts de l’aéroport à l’hôtel, prenez le temps d’étudier tous les points importants. Pensez par exemple à vous informer sur le service de voiturier à Lyon pour être certain de trouver une place de parking.
Une fois la check-list du trajet dressée, il est recommandé de mettre en place un résumé détaillé du programme pour bien organiser son voyage d’affaires. Renseignez-vous au préalable sur les moyens de transport disponibles, tels que la location de voiture, le métro ou le train. Enregistrez les formats électroniques et regroupez toutes ces données dans un seul endroit, comme votre Smartphone, votre tablette ou votre PC portable. Il vous sera ainsi possible de consulter vos notes en quelques clics. Prenez soin de lister les événements professionnels de manière chronologique.
Réserver à l’avance l’hôtel et les restaurants
Outre la réservation des vols aller-retour, ainsi que la voiture, si vous prévoyez de recourir à une agence de location durant vos voyages d’affaires, pensez également à réserver votre hôtel. Dans le cas où vous êtes obligé de changer de ville ou de pays durant votre séjour, optez pour un établissement hôtelier localisé à proximité de l’aéroport. Si le déplacement se fait en train, préférez une adresse située à proximité de la gare.
Cependant, si vos rencontres professionnelles se déroulent dans le centre-ville uniquement, choisissez une adresse se trouvant au centre des lieux de rendez-vous prévus. Optez pour un hôtel localisé dans un quartier calme. Ainsi, il vous sera possible de vous y reposer à tout moment, entre deux rendez-vous professionnels. Réservez également les restaurants en fonction de leur localisation géographique. Pour assurer une bonne organisation, prenez une légère marge en vous basant sur les horaires de rendez-vous.
Réaliser une feuille de route
Cette étape est nécessaire pour bien planifier vos voyages d’entreprise et en faciliter la gestion. Vous avez le choix entre une feuille de route sous Word ou PDF, en fonction de vos préférences. Le plus important est que ce document informe de manière succincte sur le planning relatif aux événements majeurs du projet, donc aux déplacements professionnels prévus. Il doit également contenir toutes les informations détaillées, à l’instar des dates et lieux de départ et d’arrivée, des hôtels, des adresses où auront lieu les rendez-vous, etc. Outre l’ordre du jour pour chaque réunion prévue, les types de transport au quotidien sont également à préciser.
Laisser les informations de déplacement à votre entreprise
Une bonne communication est de mise pour assurer la réussite de votre déplacement professionnel. L’objectif est de permettre à votre supérieur hiérarchique d’avoir une vision claire concernant chaque étape de votre voyage d’affaires. En procédant de cette manière, vous serez en mesure de réaliser plus facilement un compte-rendu détaillé une fois de retour de votre mission. En adoptant une méthode pour faciliter le suivi du mode de déplacement, vous misez sur la transparence, synonyme de fidélité et d’honnêteté. En outre, ce système facilite la gestion des différentes dépenses relatives aux déplacements professionnels.
Laissez-vous un peu de temps libre
Il convient de s’accorder un temps de repos entre deux rendez-vous professionnels. Vous pouvez profiter de vos temps libres pour vous informer sur la ville ou le pays de destination. Au cours de vos visites, pour découvrir de nouvelles contrées durant votre séjour à l’étranger, montrez votre intérêt pour les coutumes locales. Ainsi, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour séduire vos futurs collaborateurs. N’hésitez pas à étudier les codes vestimentaires ou encore les salutations propres à la région.
